Avant toute chose, puisque j’ai le plaisir de vous lire mon rapport moral, je tenais à vous présenter tous mes vœux et une excellente année 2014, merci d’être là ce soir pour la fêter, merci de vous être libérés de vos obligations pour venir participer à cette assemblée générale. Celle-ci en dehors de présenter le rapport financier de notre fête, nous permet aussi d’être réunis, de nous retrouver tous ensemble ce soir, de partager le pot de l’amitié et d’échanger nos idées sur le déroulement de cette fête.

Mes plus sincères remerciements à notre Maire pour ce beau « Quiétude » tout refait à neuf. Cette salle, grand lieu de préparation de notre fête va ainsi nous permettre au mois d’Août une meilleure organisation avec plus de place et de modernité dans des locaux rénovés et fonctionnels.

Je remercie vivement tous ceux qui nous soutiennent pour arriver à réussir cette manifestation qui anime tant Solliès-Pont et en particulier la Mairie de Solliès-Pont tous les élus et les employés municipaux qui nous apportent la lourde logistique pour l’installation de toutes les infrastructures nécessaires et indispensables à la bonne réalisation des animations de la fête avec notre grand repas « tout à la figue » qui est chaque année un vrai défi de réussite pour nos chefs cuisiniers et toute l’équipe du Comité d’organisation .

Je leur dit d’ailleurs un immense merci pour leur aide, leur, leur dévouement, leur efficacité leur bonne humeur et l’entente qui règne entre nous malgré le stress de ces journées de folies qui mettent leurs nerfs et leur santé à rude épreuve.

S’associent heureusement dans cette réalisation la « Copsolfruit », partenaire de la fête,

Les chambres consulaires, le Conseil général et régional, le Crédit Agricole, l’office de tourisme, les sponsors, les commerçants, les producteurs et les restaurateurs locaux. Grâce à leur soutien et leurs subventions nous parvenons à réussir cette manifestation et à promouvoir notre « figue de Solliès », sans eux cette fête ne pourrait se faire, je les remercie de nous aider fidèlement chaque année.

Je tenais aussi à vous dire combien je remercie du fond du cœur cette magnifique équipe de la figue soudée, liée par l’amitié et les épreuves. En Août prochain ce sera la 18^eme année que notre fidèle équipe de bénévoles va tirer cette belle charrette qu’est la Fête de la figue. En cette difficile période électorale j’espère et suis certaine que notre équipe saura travailler avant tout pour Solliès-Pont, pour sa figue et saura collaborer en toute neutralité avec les acteurs politiques toutes tendances confondues de notre ville pour assurer l’avenir et la continuité de notre fête chère à tous.

Je fais d’ailleurs chaque année un vœux, celui que cette fête maintenant traditionnelle soit en quelque sorte un trait d’union entre tous les sollièspontois … qu’elle puisse les rassembler avec la participation et l’aide de tous ceux qui voudraient nous rejoindre et s’investir pour faire grandir cette manifestation qui fait connaître Solliès-Pont, aide nos artisans, nos commerces et tous les agriculteurs qui cultivent ce précieux fruit de notre terroir varois.

Merci d’être là, avec nous pour notre fête 2014, un week-end idéal pour la maturité de la figue les 29-30-31 Août prochain, nous comptons sur vous et sur votre aide à tous.

Rapport moral approuvé à l’unanimité

RAPPORT D'ACTIVITE ET PERSPECTIVE PAR LE RAPPORTEUR

DÎNER DU VENDREDI SOIR

Le nombre Nous avons fait le plein des 1000.

Compte tenu de la réserve traditionnelle de 30 repas soit 970.

Pas de manque à gagner pour cette année donc avec des achats effectués sur la bonne base.

Le trésorier précise que la différence entre le nombre de repas vendus

et celui-ci provient des invitations et repas servis aux chefs

Le déroulé du dîner a été salué une fois de plus par les convives et les officiels présents. Bon accueil à l’entrée (le positionnement de l’accueil plus prés des tables est meilleur), toute fois le nombre d’accueillants reste insuffisant ce qui nous a mis en retard pour le lancement du repas qui ne devrait pas dépasser 21h00.

Meilleure signalétique des tables, bon timing et bonne efficacité alliée à une superbe ambiance des jeunes serveurs. Le plan à l’entrée n’a pas été mis en place, il est à prévoir avec un système de mise en place rapide et permanent.

Le point noir de cette année aura été le retard pris par l’envoi du dessert malgré nos mises en garde au prestataire. Ajouté à notre retard du départ, nous avons été totalement hors limites.

Le service s’est parfaitement déroulé avec des jeunes moins nombreux comme l’an passé (1 pour 22 convives au lieu de 1 pour 20 normalement) desservant un espace (à juste titre) moins étendu. Un encadrement renforcé (2 côté salle au lieu d’1) a permis plus d’efficacité.

L’orchestre a encore bien fonctionné avec toutefois un répertoire qui nous a paru moins « dansant ».

Nos chefs

Une fois de plus il convient de les féliciter notamment nos deux permanents Jo VALLY et Mathieu GOSSUIN, avec sa brigade, et bien entendu nos fidèles chefs présents au moment du repas.

La conjonction de tous ces éléments : météo, service, qualité des plats, animation, orchestre, nombre des participants, ambiance ont fait de cette soirée une réussite

LE MARCHE

Le nombre : a très légèrement augmenté par rapport à l’année dernière.

( A noter une baisse de presque 50% des stands producteurs de figue en raison du retard subi dans la récolte ) mais la qualité s’est très nettement améliorée.

Nos courriers d’avertissement et de relance quant à la qualité des produits et la présentation des stands ont payé de même que l’exemplarité des 25 stands qui ont été refusés et dont nous nous sommes fait l’écho.

Toutefois il nous reste à mieux formaliser nos contrôles

-Tant humainement avec des personnes dédiées

-Qu’administrativement avec une trace écrite du ressenti des contrôleurs.

21 stands dédiés à la production agricole spécifique à la figue

(-10) 12.07%

02 stands dédiés à la production agricole spécifique à l’huile

(-01) 01.15%

12 stands dédiés à la production agricole divers dont 03 algothérapie

(-06) 06.90%

02 stands dédiés à l’alimentation fromages

(=) 01.15%

04 stands dédiés à l’alimentation vins et spiritueux

(-1) 02.30%

42 stands dédiés à l’alimentation pâtisserie dont 9 à la confiserie

(+7) 24.14%

22 stands dédiés à l’alimentation traiteur

(-2) 12.64%

06 stands dédiés à l’alimentation générale

(=) 03.45%

22 Restaurants bars-café et espaces dédiés

(+2) 12.64%

22 stands dédiés à l’artisanat dont 10 en décoration d’objets

(+2) 12.64%

04 stands dédiés à la librairie

(=) 02.30%

01 stand dédié à l’humanitaire

(=) 00.57%

04 stands dédiés à l’organisation, groupements

(=) 02.30%

01 stand dédié aux loisirs enfants

(=) 00.57%

05 stands dédiés à la mode et beauté

(+2) 02.88%

04 espaces animation

(+2) 02.30%

Total : 174 (+5) 100.00%

Ph Bellon précise que dans ce nombre sont inclus les commerçants (COTISATION 20€) et emplacements dédiés à l’organisation

Les emplacements : 2 options :

Supprimer tous les emplacements situés derrière l’église et respecter le flux des passants qui tournent vers le boulodrome ou vers le Gapeau quand ils viennent du boulodrome.

Ou à contrario faire la boucle avec la rue qui longe quiétude pour redescendre vers la place.

Il reste que la partie du boulodrome reste à penser tant en positionnement qu’en densité. Un espace restauration digne de ce nom est toujours à mettre en place d’autant que ce genre de service remporte un vif succès dans toutes les manifestations de ce type. A priori nous avons des pistes notamment celle d’un stand spécialisé rencontré dans une autre fête.

A ce propos il est bon de rappeler que les visites dans les fêtes aux alentours sont importantes aussi bien pour trouver de nouveaux stands, que pour observer l’organisation de celles-ci. Un document approprié serait à diffuser à l’occasion ainsi que la prise de contact.

L’objectif 2014

Bien évidemment maintenir la pression sur la qualité des stands et voir dès à présent ceux qui ont été repérés comme non satisfaisants.

Elargir notre proposition comme déjà amorcé :

Appellation depuis 2013 : fête de la figue et du terroir

En démarchant les produits du terroir sous condition d’AOP ou autres critères à préciser notamment sur les filières de vins, de miel, de vigne etc.

LES APERITIFS

L’apéritif du samedi « réorganisé » a beaucoup mieux fonctionné, la séparation des boissons d’avec les pizzas pour l’occasion dispersées sur plusieurs points a bien fonctionné.

LE STAND

Cela pourrait être l’objectif de cette année :

Le rendre plus attractif et décoré

Le rendre plus vendeur avec une gamme de produits « fête de la figue »

Créer réellement l’espace VIP comme nous l’avions prévu mais pas concrétisé.

Eviter les visites et stationnements « impromptus »

Compléter les permanences au stand pour aider aux ventes et accueil vip

Créer les outils nécessaires à son fonctionnement.

Je voudrais au passage remercier Monique THOMAS pour sa présence continue à ce stand et le travail de responsabilité et d’accueil qu’elle assure avec assiduité.

LES COMMERCANTS

Il nous faut encore déplorer un certain manque d’implication des commerçants de notre ville, même si l’on note un certain frémissement. Ils sont pourtant les premiers concernés par la notoriété de notre ville qui passe par cette fête et l’apport de public qu’elle génère.

Nous avions noté lors de notre dernière assemblée un engagement de l’association des commerçants qui n’a pas pu se concrétiser.

Les restaurants ont, dans leur ensemble bien pris en compte la fête en proposant des menus à la figue avec de bonnes prestations. C’est un satisfecit.

LES EQUIPES

Chaque année nous prenons une année de plus …… Et si nos esprits, et notre envie sont restés jeunes, il n’en n’est pas de même de notre physique désormais moins résistant. Cela nous impose une réflexion.

Alors que pour le dîner : La mise en place, l’exécution du service, le démontage sont parfaitement maîtrisés il n’en n’est pas de même pour le déroulé du marché et les animations.

Nous souhaitons budgéter un renfort de 2 jeunes (salariés) sur la totalité des 2 jours de marché pour les différentes mises en place à effectuer.

INTERVENTIONS logistiques de la Ville

Le service technique et le service évènementiel sont intervenus avec efficacité sur la logistique

- Transport du matériel

- Fourniture et mise en place table et chaises

- Fourniture et mise en place podiums

- Fourniture et mise en place barnums

- Installations électriques et maintenance

CONVENTION OFFICE DE TOURISME

Les relations office et comité d’organisation sont régies par une convention à l’initiative du comité. La prestation spécifique de l’office dans le cadre de l’organisation de la fête est la suivante :

Billetterie et encaissement des réservations pour le dîner

Avec bien évidemment toutes les fonctions de diffusion de l’information qui lui sont inhérentes comme pour toute autre manifestation de la vallée du Gapeau.

Rien n’a changé et cela a très bien fonctionné.

BUDGET :

Il convient d’anticiper à court terme la baisse des aides publiques (déjà amorcée par certains organismes) dont il nous faudra trouver des contreparties sans toutefois diminuer nos prestations ni la qualité de la fête

Augmentation du prix du repas

Augmentation des cotisations des stands, sur et hors zone,

Ventes à notre stand

Sponsoring et partenariat

Création d’espaces publicitaires.

Lourde tâche qui mérite une réflexion de fonds pouvant aller jusqu’au missionnement d’un commercial si tenté que nous arrivions à définir très exactement ce que nous avons à vendre …..

PRESSE

Malgré le travail important de notre Présidente qui envoie les infos à la demande au coup par coup sans documentation appropriée et indispensable (risque d’erreur avec celle de l’an passé), Il convient de noter que notre service à la presse reste à développer et que de ce fait nous ne sommes pas relayés partout et n’avons pas suffisamment de retombée en rapport à l’évènement

Il nous faut travailler sur

oLa confection de dossier de presse en temps utiles

o L’envoie de communiqués de presse réguliers

o La constitution d’un fichier

o Au moins une réunion de presse

o Une photothèque prête à l’utilisation

REVUE DE PRESSE

Il semble que cette année ait été pauvre en retombées presse locales, nos médias se laissent endormir par une manifestation bien huilée et très répétitive. Ils ont besoin d’évènements de plus d’infos et de communiqués de presse.

Mise en valeur des chefs qui nous rendent visite

Mise en valeur des personnalités attendues etc.

Attractions

Communiqués sur nos concours

LE SITE

Avec plus de 7200 visites, notre site a connu un vrai succès et a été salué par notre serveur. Il a permis de rentrer en contact avec de nouveaux médias et participants au marché pour l’an prochain.

ADMINISTRATION

Cette année nous mettons en place un logiciel de gestion de fichiers qui va nous permettre de mieux gérer le marché, son fichier, son courrier et sa comptabilité ainsi que les serveurs et autres personnels. Nous facilitant notamment la tache en amont.

Il s’agit de « FILEMAKER Pro Advanced » version 13 coût : 394 .80€ ttc

PERSPECTIVES POUR LA FETE

Le devenir de notre manifestation passe par quatre axes essentiels :

o RENFORCER NOTRE EQUIPE ET NOS MOYENS

o PLUS DE COMMUNICATION

o CONTINUER NOTRE DEMARCHE QUALITE

o DEVELOPPER SON ATTRACTIVITE

o DEVELOPPER LES STRUCTURES DE LA FETE

Comme l’an passé la conclusion avec 1 an de plus :

Notre fête se porte bien, notre équipe, sous l’impulsion de Corinne DUCEAU est soudée et rodée à l’organisation de la manifestation.

Mais nous sommes conscients du poids du temps qui passe sur nos âges et du fait que la pérennisation de la fête passe par sa constante remise en question …..

Notre envie et notre détermination pour notre terroir, nos producteurs et notre ville restent intactes et nous permettent d’aborder cette année encore et celles qui suivent très sereinement.

La Présidente : Corinne DUCEAU

Le rapporteur du comité d'organisation : Philippe BELLON

Rapport d'activités approuvé à l’unanimité

COMPTE RENDU FINANCIER

Compte rendu financier du

01/11/2012 au 31/10/2013

I - TRESORERIE INITIALE 9 045.41€

- Crédit agricole 3 841.97

- Caisse 203.44

- Subvention à recevoir 5 000.00

II – RECETTES 58 086.90€

- Cotisations 10 245.00

- Repas 27 125.00

- Subventions 17 500.00

- Sponsoring 3 100.00

- Ventes diverses 116.90

III - DEPENSES 59 327.70€

- Achat pour repas 18 599.67

- Fourn.de bureau et imprimerie 1 977.72

- Animations 17 152.73

- Sécurité 3 252.55

- Location matériel 4 865.80

- Assurances 2 084.64

- Publicité 1 447.62

- Déplacements, missions 1 921.81

- Frais Postaux et téléphone 1 346.92

- Salaires et charges 6 131.25

- Redevance SACEM 546.99

IV - TRESORERIE FINALE 7 804.61€

- Crédit agricole 5 163.17

- Caisse 341.44

- Subvention à recevoir 2 300.00

Vérification : Trésorerie initiale + Recettes – Dépenses = Trésorerie finale

9 045.41 + 58 086.90€ – 59 327.70€ = 7 804.61€

Déficit de trésorerie de l’exercice : 1 240 80€

La Présidente Le Trésorier

Corinne DUCEAU Christian PASCAIL

Rapport financier approuvé à l’unanimité

ELECTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

voir résultat des élections

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